Из-за высоких цен на горючее многие компании вынуждены прибегать к разнообразным способам управления расходами. Одни закупают более дешевые горюче-смазочные материалы (ГСМ), другие ставят камеры и датчики уровня топлива на каждую машину. Но в итоге эффективность таких методов не всегда покрывает даже понесенные затраты на внедрение. Гораздо проще покупать топливо по топливным картам и экономить до 30 % от стоимости. Рассказываем, как с помощью безналичных расчетов оптимизировать затраты, повысить прозрачность транзакций и упростить управление расходами.
Как работают топливные карты?
Топливные карты — это платежные инструменты, которые позволяют компаниям оплачивать горючее на АЗС без использования наличных средств. За каждым водителем закреплен свой счет, поэтому при необходимости руководитель сможет легко понять, куда и кем были потрачены средства. Все платежные операции фиксируются в системе, что позволяет отслеживать объемы заправок, места покупки и стоимость топлива.
Как упростить управление расходами?
Для успешного управления необходимо непрерывно анализировать структуру трат компании. Это можно делать классическими методами, проводя аудиты и проверяя бухгалтерскую документацию. Но такие способы требуют много человеческих ресурсов и больших временных затрат. Организации придется отрывать специалистов от основной работы и поручать им объемные аналитические задачи.
Если компания приобретает топливо по топливным картам, управление расходами заметно упрощается. Специалистам не приходится анализировать сотни документов вручную. Они могут использовать встроенные инструменты личного кабинета. С их помощью можно легко выяснить причину перерасхода, а затем быстро устранить.
Например, в прошлом месяце на ГСМ ушло значительно больше средств, чем в другие аналогичные периоды. Чтобы выявить причину таких изменений, достаточно войти в личный кабинет и вывести статистику трат. После короткого анализа становится ясно, что несколько водителей стали заправлять в 2–3 раза больше горючего. Специалисты сопоставляют полученную информацию с путевыми листами и выясняют, что маршруты не стали длиннее. Следовательно, сотрудники начали использовать служебный транспорт в личных целях. Чтобы предотвратить перерасход в будущем, достаточно уменьшить лимиты заправок.
Другие плюсы топливных карт
Организация не только упрощает управление расходами, но и получает ряд дополнительных преимуществ:
- Экономию средств. Использование топливных карт помогает снизить риски хищения горючего, уменьшить расходы на оформление документов и упростить получение вычетов НДС. Кроме того, на некоторых АЗС можно продолжать пользоваться скидками для корпоративных клиентов.
- Удобство и прозрачность расчетов. Информация о транзакциях автоматически поступает в личный кабинет руководителя. Это позволяет анализировать данные в режиме реального времени. Поэтому при безналичных расчетах проще выявить нецелевое расходование средств.
- Усиление дисциплины. Благодаря топливным картам руководитель может ограничить список доступных АЗС, установить лимиты и запретить заправку отдельными видами топлива. Это сводит к минимуму вероятность возможных махинаций с ГСМ.
Помимо этого, топливные карты существенно повышают финансовую безопасность. Каждая операция с деньгами на счету требует авторизации. Водителю необходимо ввести пароль, чтобы расплатиться по безналичному расчету. Код известен лишь сотруднику и лицу, выдавшему карту. Благодаря этому деньги не попадут в руки злоумышленников. И даже если карта утеряна, можно быстро заблокировать счет из личного кабинета.